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检验检测实验室样品受理的注意事项

2023-02-24 09:51:51

来源:实验室认证认可服务

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实验室收到样品,一定要这样清点确认以下信息:
1、实验室接收样品时,应仔细检查,确认并记录样品的以下信息:
a)名称(由客户命名)b)类别(如自来水)c)数量(如5袋、3瓶)d)规格(如1kg/袋、500ml/瓶)e)性状(如褐色粉末、黑色颗粒、无色液体)f)运输条件(对运输条件有要求时)g)采样日期和时间(检测有时限要求时)除了采用文字描述,必要时实验室可通过影像如照片)记录样品的性状。
2、样品确认无误后应及时进行标识,标识内容包括:
a)样品名称b)样品的唯一性编号c)样品状态(未检、待检、已检、留存)确保样品在实验室期间保留样品标识及时更新样品状态。
3、样品接收方式
若客户为送样上门,实验室收样人员尽量与客户一起清点样品,确认无误后再签订委托合同。若样品不满足检测要求,或与客户声称情况不致,应在合同签订前向客户提出。若与客户为远程签订合同,客户通过物流传送样品,收到样品发现异常情况应第一时间联系客户。实验室有义务向客户说明运输条件要求及样品的检测时限要求。
4、异常情况及处理
1)样品并非客户声称的类别/质量如:客户要检测大米中镉含量,寄来的样品为袋大黄米。实验室发现后应及时告知客户,确认是否为邮寄错误或客户理解/认知有误。
2)样品数量与声称不符是否为客户忘带了,快递漏发,还是多个快递部分丢失。
3)样品量不够如检测需要50ml,客户样品仅20ml。要向客户询问是否可补充样品,还是直接安排检测。若不补充样品,实验室应向客户说明样品量不足对检测结果带来的影响(如方法检出限增大、无法留样、无法进行重复性测试、无法进行样品加标等),并在报告中进行声明。
4)样品变质如:食品样品,保存期较短,或包装破损,导致样品变质,应及时通知客户。包装破损时,即便无肉眼可见的变质,也需要通知客户。
5)样品采集后运输储存条件不符合要求样品中有机物检测,要求4℃以下冷藏保存,客户常温带来或寄过来。实验室应向客户说明储存条件不符对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测,需在委托合同和检测报告中作出声明。
6)样品存放时间过久如某些细菌检测,要求在采样后8小时内开始。客户样品采集至接收样品已到达或超过规定时限,应向客户说明超过时限后检测对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测,需在委托合同和检测报告中作出声明。
5、委托单审核
1)确认委托单的样品名称、类别、数量、规格、性状、散装预包装等是否和样品保持一致。
2)审核委托单位、委托方地址、生产单位、受检单位、联系人姓名、注册商标、生产日期/批号是否与客户提供一致。
3)审核检测项目是否符合这个产品所检测的项目,检测方法是否与检测项目一致,检测方法书写是否正确,是否现行,若有作废标准可告知客户替代标准。
4)确认客户要求的是委托单检测还是技术服务,若委托检测,则审核检测项目是否有资质,若无资质应及时对接客户是否分包。确认委托单委托单位和承检单位经办人是否签字盖章。